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一、學(xué)校存貨管理平臺(tái)建設(shè)背景

當(dāng)前，大部分學(xué)校對(duì)存貨尚未建立管理制度，學(xué)校采購商品沒有計(jì)劃，具有很大的隨意性。因而采購上容易出現(xiàn)隨意購置、使用上無計(jì)劃取用，造成資源浪費(fèi)，甚至容易滋生腐敗行為。

2016年，辛集市教育局與北京大學(xué)中國教育財(cái)政科學(xué)研究所合作，在中小學(xué)開展教育費(fèi)用功能分類改革課題。教育系統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作要從收付實(shí)現(xiàn)制轉(zhuǎn)成權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，那么面臨的一個(gè)重要問題是，存貨如何管理才能符合權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則。為此，辛集市教育局開發(fā)了“中小學(xué)校存貨在線管理平臺(tái)”（下文統(tǒng)稱“存貨管理平臺(tái)”）。一則，為了配合教育費(fèi)用功能分類改革的順利進(jìn)行，使學(xué)校的存貨管理與核算更科學(xué)；二則，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人、財(cái)、物、購、用、存全方位科學(xué)高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，杜絕浪費(fèi)，使存貨管理更趨完善。

下面我們把“存貨管理平臺(tái)”的功能及核算方法做一介紹。

二、存貨管理在線功能與操作方法

• （一）功能介紹

我市教育系統(tǒng)現(xiàn)在使用的是網(wǎng)絡(luò)版的存貨管理在線，其功能主要實(shí)現(xiàn)教育局以及各學(xué)校耗材存貨的管理，可以方便快捷地進(jìn)行采購申請(qǐng)、審批、入庫、領(lǐng)用以及分析等操作，同時(shí)平臺(tái)可以維護(hù)各學(xué)校教職工人數(shù)、學(xué)生人數(shù)（包含寄宿生）、學(xué)校面積、教室面積等信息，通過此類信息結(jié)合耗材領(lǐng)用情況，可以科學(xué)地計(jì)算出生均耗費(fèi)、人均耗費(fèi)等數(shù)據(jù)，給相關(guān)部門提供有效的量化信息，作為后期管理的應(yīng)用輔助。

• （二）存貨管理在線操作

1．登陸

（1）存貨管理在線登錄

根據(jù)教育局提供的平臺(tái)登錄賬號(hào)及初始密碼，登錄存貨管理在線平臺(tái)，賬號(hào)密碼由教育局統(tǒng)一設(shè)置，各學(xué)校唯一。登錄以后各學(xué)?？梢宰孕行薷拿艽a，進(jìn)行存貨管理相關(guān)業(yè)務(wù)操作。

（2）我的工作臺(tái)

登錄成功后，可以進(jìn)入平臺(tái)首頁面，左側(cè)為功能列表區(qū)域，右側(cè)為重要信息列表，包含通知公告、學(xué)校發(fā)布的采購信息列表和供應(yīng)商耗材報(bào)價(jià)表。

2．錄入相關(guān)信息

（1）學(xué)校詳細(xì)信息管理

可以通過此功能維護(hù)每個(gè)學(xué)校的學(xué)校名稱、學(xué)生人數(shù)、寄宿生人數(shù)、教師人數(shù)、行政管理人員、班級(jí)數(shù)、學(xué)校面積、教室面積、辦公室面積、宿舍面積、操場(chǎng)面積等信息，作為后續(xù)分析統(tǒng)計(jì)應(yīng)用。

（2）商品信息管理

維護(hù)整個(gè)存貨管理在線平臺(tái)的商品信息，包括商品名稱、型號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、商品分類等信息。我們事先將學(xué)校常用的各種商品信息錄入，后期采購入庫以及商品領(lǐng)用時(shí)直接選擇應(yīng)用即可。

（3）部門信息管理

維護(hù)各個(gè)學(xué)校部門信息，包括部門代碼、名稱。在領(lǐng)用耗材時(shí)需要選擇相關(guān)部門，方便后期分析統(tǒng)計(jì)。

（4）供應(yīng)商品信息發(fā)布

供應(yīng)商可以通過此功能，在平臺(tái)中發(fā)布產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息，包括商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、售價(jià)等信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際采購需求，結(jié)合供應(yīng)商發(fā)布的商品信息，擇優(yōu)采購。

3．商品入庫

（1）商品入庫

學(xué)校購入商品后可以根據(jù)需求自行入庫，系統(tǒng)會(huì)提供兩種入庫形式：一種是直接入庫：可以根據(jù)發(fā)票信息直接選擇供貨單位和采購商品信息，添加采購數(shù)量及采購價(jià)等信息，點(diǎn)擊【保存】即可，如果沒有修改、確認(rèn)無誤后直接點(diǎn)擊【提交】按鈕生成庫存；

另一種是通過采購申請(qǐng)生成入庫記錄：根據(jù)填寫的采購申請(qǐng)，生成采購記錄，同樣點(diǎn)擊【提交】按鈕就可以轉(zhuǎn)到主管審核環(huán)節(jié)。

（2）商品入庫審核

學(xué)校商品入庫操作員入庫操作后，需要經(jīng)由主管人員審核才能生成實(shí)際庫存，避免錄入人員錄入出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。

（3）庫存查詢

商品入庫審核以后，可以通過此功能查詢本學(xué)校的商品庫存情況，同時(shí)可以自定義庫存上下限，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)上下限自動(dòng)生成庫存預(yù)警提示。方便學(xué)校提前購入需要的商品，同時(shí)避免了商品的重復(fù)購入。

（4）商品采購申請(qǐng)

學(xué)校需要進(jìn)行大宗商品采購時(shí)，需要填寫采購申請(qǐng)，經(jīng)由教育局審批以后才能完成采購。選擇供貨單位以及商品信息、采購價(jià)以及采購數(shù)量等信息，點(diǎn)擊【保存】按鈕即可，如果沒有調(diào)整直接點(diǎn)擊【提交】按鈕，教育局就可以看到提交的申請(qǐng)單信息。

（5）采購申請(qǐng)單查詢：教育局相關(guān)人員可以通過此功能查詢學(xué)校提交的采購申請(qǐng)單記錄。

（6）采購申請(qǐng)審核：教育局相關(guān)管理人員可以根據(jù)學(xué)校提交的采購申請(qǐng)單，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后，學(xué)校可以通過下面商品入庫功能自動(dòng)生成采購入庫記錄。（僅教育局系統(tǒng)管理人員有權(quán)限）

4．領(lǐng)用出庫

（1）領(lǐng)用出庫登記

學(xué)校管理人員，可以通過此功能登記各個(gè)部門領(lǐng)用耗材的實(shí)際情況，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、選擇相關(guān)商品，即可顯示出庫存商品信息，填上領(lǐng)用數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出剩余庫存數(shù)量，便于下次領(lǐng)用時(shí)參考。

（2）領(lǐng)用出庫查詢

可以清楚查詢學(xué)校在某一時(shí)間段各部門的領(lǐng)用情況，用于后期進(jìn)行商品使用量分析以及人均消耗分析統(tǒng)計(jì)。

（3）調(diào)撥出庫

教育局可以統(tǒng)管各個(gè)學(xué)校的耗材庫存情況，為了避免重復(fù)采購以及積壓庫存問題，教育局可以協(xié)商后直接通過此功能調(diào)入調(diào)出商品庫存。

（4）調(diào)撥出庫查詢

教育局系統(tǒng)管理人員調(diào)撥歷史記錄可以通過調(diào)撥出庫查詢來詳細(xì)查看，查詢功能清晰記錄調(diào)入調(diào)出單位信息，以及商品和數(shù)量信息，后期對(duì)賬都可以應(yīng)用到。

三、存活管理的相關(guān)核算案例

例一：2016年11月29日X學(xué)校從尚佳文體用品商店購進(jìn)以下商品

四、報(bào)表分析

（一）商品使用量統(tǒng)計(jì)分析

可以統(tǒng)計(jì)學(xué)校一定時(shí)間和一定區(qū)間的各種耗材的使用量，可以統(tǒng)計(jì)分析耗材用量，進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算及控制。

（二）學(xué)校耗材使用分析

學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際需要統(tǒng)計(jì)出每個(gè)年度、學(xué)期、季度、月度以及規(guī)定時(shí)間區(qū)間的各種商品總耗費(fèi)以及人均耗費(fèi)，后期學(xué)?？梢园窗嗉?jí)統(tǒng)計(jì)分析耗費(fèi)情況。

（三）商品使用量和學(xué)校耗材使用分析

1．通過商品使用量和學(xué)校耗材使用分析可以對(duì)一所學(xué)校不同時(shí)期的商品使用量和人均耗費(fèi)做縱向?qū)Ρ确治?，分析出同種商品在不同時(shí)期的消耗情況，找出差異，分析差異原因，便于學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)整，使商品使用效能達(dá)到最大化。

實(shí)例：我校對(duì)2016年每個(gè)月的商品使用量進(jìn)行了縱向比較，以A4紙為例，發(fā)現(xiàn)4月、6月、9月使用量相對(duì)較大，尤其是6月。分析其原因，6月份中考期間教導(dǎo)處需要打印的材料較多，且6月份教師開始評(píng)職稱，需要打印的材料比較多，造成A4紙用量相對(duì)較大。通過這些縱向的分析，我們就可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行商品的提前采購，做到采購商品有計(jì)劃。

2．主管部門可以根據(jù)學(xué)校耗材使用分析對(duì)所轄學(xué)校商品人均耗費(fèi)做橫向?qū)Ρ确治?，分析出同種商品在不同學(xué)校的消耗情況，避免個(gè)別學(xué)校發(fā)生高價(jià)購物索取回扣，以及虛開發(fā)票問題，避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

實(shí)例：我們學(xué)區(qū)利用學(xué)校耗材使用分析表，對(duì)所轄?zhēng)姿鶎W(xué)校A4紙消耗情況進(jìn)行了橫向比較，情況如下：

（1）通過分析表可以看出，和睦井中學(xué)與和睦井小學(xué)無論從生均消耗還是從師均消耗都明顯高于其他學(xué)校，我們針對(duì)這兩所學(xué)校進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)這兩所學(xué)校為了追求打印效果，所用A4紙為80g的，而其他學(xué)校均為70g的，價(jià)格較高。

（2）同時(shí)我們發(fā)現(xiàn)大士莊小學(xué)無論從生均消耗還是從師均消耗都明顯低于其他學(xué)校，經(jīng)過詢問得知該校A4紙均為雙面打印，極大節(jié)省了A4紙的消耗。

（3）調(diào)查后我們把大士莊小學(xué)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了推廣，收到了良好的效果。

3．通過商品使用量分析與學(xué)校耗材使用分析，能夠了解學(xué)校詳細(xì)的商品使用情況，可以對(duì)學(xué)校預(yù)算的編制進(jìn)行有效的調(diào)節(jié)和控制，各學(xué)?？梢跃C合分析上一年度各種商品的使用情況，結(jié)合新年度的實(shí)際情況科學(xué)地編制預(yù)算。

五、總結(jié)與展望

通過存貨的管理，可以精確掌握學(xué)校購入及領(lǐng)用物品情況，既可以提前購置所需商品又避免重復(fù)購入造成資源的浪費(fèi)。通過相應(yīng)報(bào)表的分析，可以加強(qiáng)學(xué)校精細(xì)化管理，精確分析各種商品的使用量及人均使用量，方便學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況分析各種商品的使用效能，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)節(jié)。可以為學(xué)校預(yù)算的編制提供精確的數(shù)據(jù)分析，使學(xué)校預(yù)算更加科學(xué)、合理。

我們正在進(jìn)一步開發(fā)研究綜合分?jǐn)偤馁M(fèi)情況分析。可以不單純通過學(xué)生、教職工人數(shù)來分析，可以結(jié)合教室面積、辦公區(qū)面積等綜合因素來分?jǐn)倱p耗。該項(xiàng)功能的開發(fā)是為了統(tǒng)計(jì)分析更加合理，比如笤帚，如果單純從學(xué)生人數(shù)進(jìn)行分析，不太合理。有的學(xué)校學(xué)生人數(shù)雖然較少，但衛(wèi)生區(qū)面積大，因此需要消耗的笤帚也不會(huì)少。因此增加了綜合分?jǐn)偤馁M(fèi)統(tǒng)計(jì)分析，就可以從學(xué)生人數(shù)和面積兩方面進(jìn)行綜合的分析，使分析結(jié)果更合理。再如取暖費(fèi)的核算，以前我們是按照取暖面積進(jìn)行核算，如果加上教師人數(shù)和學(xué)生人數(shù)進(jìn)行綜合攤銷的核算，其結(jié)果將更加準(zhǔn)確。

本文轉(zhuǎn)自微信公眾號(hào)“中國教育財(cái)政”，作者王占國、郝威祥。文章為作者獨(dú)立觀點(diǎn)，不代表芥末堆立場(chǎng)。